RGPD

La société Icadom, acteur de la recherche et de l’innovation des soins, attache une importance toute particulière à la protection des données personnelles, notamment de santé, qu’elle collecte dans le cadre de ses activités.

La présente politique pour objet de vous informer de manière transparente sur la façon dont Icadom traite les données qu’elle recueil ou qui lui sont confiées et notamment des finalités et modalités de traitement des données à caractère personnel, dans le respect de la réglementation française et européenne applicables :

Le Règlement Général sur la Protection des Données, Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, ci-après « RGPD », applicable depuis le 25 mai 2018
La loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, ci-après LIL

Définitions

Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. Une donnée à caractère personnel peut être votre nom, votre âge, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale ou toute information vous concernant liée à votre vie personnelle, professionnelle, votre état de santé, etc.

Données sensibles : données relevant d’une catégorie particulière considérée comme sensible ou regard de la nature de l’information qu’elle recèle et dont la diffusion peut avoir des conséquences négatives pour la personne concernée. Sont considérées comme des données sensibles les données révélant la prétendue origine raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance syndicale ou encore des informations relatives à la santé ou aux données génétiques…

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. C’est par exemple la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la diffusion, la conservation, etc…

Finalité : l’objectif poursuivi par le traitement de données, la raison pour laquelle les données sont collectées et utilisées. Par exemple, l’objectif de la recherche clinique pour laquelle vos données sont recueillies.

Pour quelles finalités Icadom traite des données à caractère personnel ?

Icadom traite des données pour son propre compte, en tant qu’employeur et entités juridique, pour assurer notamment l’administration de son personnel, gérer sa comptabilité, sa prospection commercial, son suivi client et respecter les obligations légales auxquelles il est soumis. Icadom agit alors en tant que responsable du traitement au sens de l’article 4 du RGPD.

Icadom traite également des données pour le compte de ses clients dans le cadre plus spécifique de son activité d’organisation de recherche sous contrat ou « contract research organization » (CRO). Les données recueillies sont alors traitées pour répondre aux objectifs définis dans le cadre des études cliniques réalisées.

A ce titre, Icadom agit en tant que Sous-traitant du promoteur de la recherche conformément à l’article 28 du RGPD qui encadre mes conditions de la sous-traitance en matière de traitement de données.

Qu’est-ce qui autorise Icadom à traiter des données ?

Icadom veille à ne collecter et ne traiter que des données personnelles strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées.

Les données peuvent être collectées sur la base de différents fondements légaux ainsi que le prévoit l’article 6 du RGPD :

Afin de permettre l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie : par exemple pour le traitement des données des salariés d’Icadom ou pour le traitement des données des collaborateurs des sociétés clientes ;
Afin de répondre à une obligation légale : par exemple, en tant qu’employeur, Icadom a l’obligation de respecter certaines obligations déclaratives comme les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) ou la déclaration sociale nominative (DSN) ;
Lorsque le traitement des données est justifié par l’intérêt légitime poursuivi par Icadom ou son client responsable de traitement. Par exemple pour le recueil de données de navigation des visiteurs du site internet lorsque ces informations sont strictement nécessaires d’un point de vue technique pour permettre l’accès au site. S’agissant de recherche portant sur des données de santé, ces traitements fondés sur l’intérêt légitime ne sont possibles que s’ils sont justifiés par un intérêt public à des fins de recherche scientifique. Tous les projets de recherche menés par Icadom sans recueil du consentement du patient font l’objet d’une information spécifique que vous pouvez retrouver sur le portail de transparence ;
Lorsque les personnes concernées par la recherche ont donné leur consentement explicite pour que leurs données soient traitées à des fins de recherche.

Qu’elles sont les modalités de collecte des données personnelles ?

Collecte des données de ses salariés :

Dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de ses collaborateurs ou de ses clients, Icadom recueille les données principalement de façon directe, c’est-à-dire que les données lui sont directement confiées par la personne concernées sans passer par un intermédiaire. Par exemple, dans le cadre de l’embauche de ses collaborateurs, ces derniers seront amenés à communiquer certaines informations nécessaires à l’établissement d’un contrat de travail, à la gestion du personnel et à l’administration de la paye.

Collecte des données de candidats à un poste :

Les données des candidats inclues dans leur candidature notamment CV et lettre de motivation sont collectées directement auprès desdits candidats, via notamment la rubrique « Nous rejoindre » du site internet.

Collecte des données des salariés de ses clients :

Aux fins de l’exécution de ses prestations conclues avec ses clients Icadom recueille des données concernant certains salariés de ses clients. Les personnes concernées sont les contacts nécessaires à la réalisation de la prestation (cheffe de projet, responsable de la recherche, représentant légal, salarié des services comptables ou juridiques, etc…). Dans cette situation, les données sont habituellement communiquées par leur employeur lorsqu’elles ne sont pas recueillies directement auprès d’eux.

Collecte des données de patients :

Les données des patients utiles à une recherche peuvent être recueillies directement auprès du patient dans le cadre d’un protocole de recherche. Par exemple, certains protocoles prévoient que le patient réponde à des questionnaires qui sont ensuite recueillies par Icadom. Les données peuvent aussi être recueillies auprès du patient par l’intermédiaire des centre investigateurs comme lorsque des données de dispositif médicaux sont recueillies à l’occasion des soins courants.

Icadom peut également accéder à des données dites rétrospectives. Dans cette hypothèse, il s’agit de données qui ont été recueillies préalablement et sont ensuite communiquées à Icadom. Par exemple, Icadom peut, avec le consentement du patient, accéder à des données qui ont été recueillies à l’occasion des soins courants.

Collecte des données de visiteurs sur le site internet :

Certaines informations peuvent être recueillies par le dépôt de cookies lorsque cela est techniquement nécessaire pour permettre la navigation (anti-spam et module d’acceptation des cookies Axeptio). Tout autre dépôt de cookie suppose le recueil d’un consentement préalable. Les cookies qui sont alors déposés, servent uniquement à faire du suivi de statistiques.

Les informations collectées par le biais du formulaire de contact sont utilisées pour répondre à vos interrogations, vous contacter, vous présenter nos missions, définir vos besoins, et mener à bien notre future relation contractuelle le cas échéant.

Quelles données sont traitées par Icadom ?

Conformément aux dispositions de l’article 5 du RGPD, Icadom ne traite que les données strictement nécessaires au regard des finalités déterminées. Aussi, Icadom ne traite pas le même type de données qu’il s’agisse d’un collaborateur, d’un contact client ou prospect ou d’un patient inclut dans une recherche clinique.

S’agissant des données citées ci-dessous, ces dernières ont vocation à être représentatives des différents types de données traitées par Icadom. Du fait de la multiplicité des données à caractère personnel existantes, les données présentées ci-après ne peuvent être exhaustives. Le fait que toutes ces données soient listées n’indique pas non plus que l’ensemble de celles-ci sont systématiquement recueillies et traitées mais simplement qu’elles sont susceptibles de l’être lorsque cela est justifié.

Concernant ses salariés, Icadom est susceptible de recueillir :

Des données d’identité : Nom, prénom, âge, lieu de naissance, nationalité, numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail personnelle…
Des données de vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.) : nombre d’enfants et âge, situation matrimoniale, RQTH le cas échéant…
Des données de vie professionnel : fonctions antérieure, expérience professionnelle, diplômes, CSP, numéro de téléphone et adresse mail professionnels…
Des informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, etc.) : RIB, salaire, prime, avantages en nature…
Le numéro de Sécurité Sociale (ou NIR)
Des données de connexion (adress IP, logs, etc.) : données de connexion (identifiant et mot de passe) pour accéder aux applications et logiciels métier

Concernant un candidat à un poste, Icadom est susceptible de recueillir :

Des données d’identité : nom, prénom, âge, lieu de naissance, nationalité, numéro de téléphone, adresse postale, adresse mail personnelle…
Des données de vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.) : RQTH le cas échéant…
Des données de vie professionnel : fonctions antérieure, expérience professionnelle, diplômes

Concernant un contact client ou prospect, Icadom est susceptible de recueillir :

Des données d’identité : nom, prénom…
Des données de vie professionnel : fonctions, adresse professionnelles, numéro de téléphone professionnel, diplômes…

Concernant les patients inclus dans des études cliniques, Icadom est susceptible de recueillir :

Des données d’identité : nom, prénom, âge, lieu de naissance…
Des données de vie personnelles : consommation de tabac, alcool, autres substances, habitudes de vie et comportements, mode de vie, échelle de qualité de vie ou autres informations sur le retentissement des pathologies sur la vie des patients, exposition à des risques sanitaires connus…
Des données de vie professionnelle : catégorie socio-professionnelle, niveau de formation…
Des informations d’ordre économique et financier : régime d’affiliation à la sécurité sociale, assurance complémentaire (mutuelle, assurance privée)…
Des données sensibles (Données de santé) : poids, taille, composition corporelle (impédancemétrie), comptes rendus (médicaux, paramédicaux, RCP, etc.), données relatives aux effets et événements indésirables, prescriptions médicamenteuses et de dispositifs médicaux, observations médicales et paramédicales, données issues de dispositifs médicaux et d’appareils de mesure (Numéro de série, données de fonctionnement technique, données de mesures d’observance et d’efficacité, données de maintenance de l’appareil), antécédents personnels ou familiaux, maladies ou événements associés

Concernant les visiteurs du site internet :

Une fois les cookies acceptés, certaines informations sont collectées lors de la navigation sur le site internet.

Il s’agit de données de connexion : temps de visite, type de navigateur, pages du site consultées et les événements réalisés sur le site, tout au long de la visite.

Toutes les données recueillies (sauf celle essentielles à la navigation) au moyen de cookies est soumise au consentement du visiteur au moyen d’un bandeau de gestion des cookies. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre politique de gestion des cookies.

Combien de temps Icadom conserve ces données ?

Les données de collaborateurs sont conservées 5 ans à l’issue de la fin de leur contrat de travail conformément à la durée de prescription légale de droit commun (Article 2224 du Code civil), à l’exception des bulletins de paie faisant l’objet d’une conservation numérique d’une durée de 50 ans conformément à l’article D. 3243-8 du Code du travail.

Concernant les candidatures reçues :

Les données relatives aux candidats sont conservées deux ans après leur collecte conformément aux recommandations de la CNIL. Cela permet au service RH de vous recontacter si un poste correspond à votre profil.

Concernant les données des contacts clients et prospect :

Les données de prospect sont conservées 3 ans à compter du dernier échange commerciale à l’initiative du contact prospect ;

Les données des contacts client sont conservées 5 ans à l’issue de la fin de la relation contractuelle conformément à la durée de prescription légale de droit commun (Article 2224 du Code civil) ;

Les données nécessaires à la facturation peuvent, quant à elles, être conservées 10 ans conformément aux obligations prévues par l’article L123-22 du Code de commerce.

Concernant les données de patients inclus dans des recherches :

Les données des patients sont conservées pour la durée nécessaire à la recherche. Conformément au référentiel de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) relatif aux durée de conservation pour les recherches dans le domaine de la santé, les données nécessaires à la recherche sont conservées pour une durée maximale de deux ans en base active, à compter de la dernière publication, puis 15 ans en base intermédiaire avant destruction.

Concernant vos données de navigation sur le site internet :

Icadom conserve vos données de navigation sur notre site internet pour une durée maximum de 6 mois (durée recommandée par la CNIL).

Concernant les données que vous nous fournissez pour nous contacter :

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez nous contacter par le biais du formulaire de contact seront conservées pour une durée maximum de 3 ans (durée recommandée par la CNIL).

Qui peux accéder à vos données ?

Vos données personnelles sont uniquement transmises aux services internes du Groupe AGIR à dom dont fait partie Icadom. En effet, Icadom, en tant que responsable de traitement, sous-traite à la Société AGIR à dom Holding les activités de services support et administratifs tels que les activités RH, comptable, juridiques ou informatiques. Concernant les données des patients inclus dans les recherches, seules les membres des équipes d’Icadom en charge de la recherche peuvent y accéder. Ces derniers sont soumis, à ce titre, à une obligation de confidentialité., Dans certains cas, les données peuvent être partagées avec les équipes des centres investigateurs et le promoteur dans le respect des exigences prévues par les règles de bonnes pratiques cliniques. A l’exception de données de patients à des fin des recherche, Icadom pourra être parfois amené à communiquer des données à certaines entités tierces lorsque cela est nécessaires au regard de la finalité du traitement, Commissaires aux comptes, cabinet d’avocat. Enfin, Icadom est susceptible de permettre l’accès aux données à des destinataires, appelés « tiers autorisés », disposant d’une habilitation légale d’accès aux informations, administration fiscale, autorité judiciaire.

Comment est assurée la sécurité et la confidentialité des données personnelles ?

Icadom accorde un grand respect aux données qui lui sont confiées et reste particulièrement vigilant et attentif aux législations actuelles et à venir. L’entrée en vigueur du RGPD, Règlement européen Général pour la Protection des Données personnelles, le 25 mai 2018, a été l’opportunité d’effectuer une revue complète des procédures de traitement de données afin de renforcer la sécurité et la confidentialité de vos données, sujet auquel nous attachons une grande importance. Icadom s’engage ainsi à respecter les engagements suivants :

Ne pas utiliser ces données à d’autres fins que celles nécessaires aux traitements,
Ne pas divulguer vos données à des tiers,
Soumettre ses collaborateurs et représentant à des obligations de confidentialités
Procéder à la destruction de tout support stockant vos données, support informatisé ou non, à l’issue de la période de conservation déterminée,
La sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent également sur les bonnes pratiques de chacun.

Ainsi nous vous invitons à ne pas communiquer vos identifiant et mot de passe à des tiers, à vous déconnecter systématiquement de votre compte, à fermer la fenêtre de votre navigateur à l’issue de votre session particulièrement si vous accédez à Internet depuis un poste public, et à ne pas enregistrer vos identifiant et mot de passe dans votre navigateur.

Quels sont les droits des personnes concernées ?

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant la gestion de vos données personnelles énumérés ci-dessous :

Droit d’accès :

Vous bénéficiez du droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées et d’accéder à ces données, ainsi qu’à un certain nombre d’informations complémentaires. Vous disposez du droit d’obtenir une copie des données faisant l’objet du traitement.

Droit de rectification :

Vous bénéficiez du droit de demander à ce que vos données soient rectifiées ou complétées, et ce, dans les meilleurs délais.

Droit à l’effacement :

Vous bénéficiez du droit de demander l’effacement de vos données dans les meilleurs délais, notamment si vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou si vous décidez de retirer votre consentement sur lequel est fondé le traitement.

Droit à la limitation du traitement :

Vous bénéficiez du droit d’obtenir la limitation de vos données. Dans ce cas, on ne pourra plus que stocker vos données. Aucune autre opération ne pourra en principe avoir lieu sur vos données personnelles.

Droit à la portabilité de vos données :

Vous bénéficiez du droit de récupérer les données que vous nous avez fournies et de les transmettre à un autre responsable du traitement, notamment si vous changez de fournisseur de service.

Droit d’opposition :

Vous bénéficiez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles. Vous disposez également du droit de vous opposer à ce que vos données soient traitées à des fins de marketing direct.

Droit de retirer votre consentement :

Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à tout moment. L’exercice de ce droit ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement effectué avant le retrait.

Droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles post-mortem :

Vous bénéficiez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès. A défaut de directive de votre part, vos héritiers pourront néanmoins exercer les droits sur vos données personnelles après votre décès.

Comment exercer ces droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande par écrit :

Par mail : dpo@icadom.com

Ou par courrier : Délégué à la Protection des Données personnelles – Icadom – 36 Chemin du Vieux Chêne – 38240 MEYLAN

En nous précisant le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer ainsi que le(s) motif(s) de votre demande.

Nous reviendrons vers vous dans un délai maximal d’un mois (éventuellement prorogeable compte tenu de la complexité et du nombre de demandes).